Wiesz czym jest Macierz Eisenhowera? Co o niej mówi Wikipedia? Dlaczego tak wielu uczonych poleca ją używać? Czy ona w ogóle działa? W artykule znajdziesz odpowiedź na wszystkie pytania.
Czym jest matryca Eisenhowera?
„To, co ważne, rzadko bywa pilne, a to co pilne, rzadko bywa ważne.”
Autorem tych słów był generał armii Stanów Zjednoczonych i 34. prezydent Stanów Zjednoczonych – Dwight Eisenhower. W historii znany jako jeden z najbardziej produktywnych prezydentów, być może to było sekretem jego sukcesów. Na koncie Eisenhowera nie brakuje wielkich osiągnięć, a jednym z nich jest stworzenie matrycy Eisenhowera, której poświęcony jest ten artykuł.
Próżno w Internecie szukać definicji matrycy, dlatego też na potrzeby artykułu postaram się ją stworzyć.
„Macierz Eisenhowera (matryca, kwadrat) to świadoma koncepcja zarządzania czasem. Poprzez analizę i ocenę działań znacząco wpływa na produktywność. Dochodzi w niej do priorytetyzacji zadań i aktywności ze względu na ich ważność oraz pilność. Używać jej można zarówno w przypadku rozwiązań biznesowych, jak i osobistych. W praktyce umożliwia Ci podejmowanie trafniejszych wyborów, tym samym do optymalizacji aktywności.”
Kluczem do rozszyfrowania tej metody, jest zrozumienie różnicy między sprawami pilnymi, a ważnymi. Macierz Eisenhowera należy do najpopularniejszych metod zarządzania czasem.
Czym jest „priorytet”?
Mark Twain pisał:
„Nigdy nie pozwól, aby ktoś był dla Ciebie priorytetem, podczas gdy Ty jesteś dla niego jedną z opcji.”
Cytat pisarza nazywanego „ojcem amerykańskiej literatury” bardzo trafnie uwypukla trudność z określeniem priorytetów. Dla większości z nas rzeczami priorytetowymi stają się te, których czas realizacji dobiega końca. Analiza własnych działań pokazuje, że zajęcia pilne w największym stopniu absorbują nasz czas. Można rzec – dopominają się naszej uwagi.
Więc czym są sprawy priorytetowe? Trzymając się teoretycznej definicji, jest to „pierwszeństwo”, ale kierując się tą definicją popadamy w błędne koło. Według mnie sprawy priorytetowe to takie, które przynoszą Ci największą korzyść, niekończenie finansową. W dużej mierze będzie to zależeć od własnej woli i subiektywnej oceny.
Sprawy ważne, a pilne…
Zadania ważne
Zadania ważne w bezpośredni sposób wpływają na jakość Twojego życia, z perspektywy długoterminowej mają największe znacznie. Zazwyczaj związane są z Twoimi celami czy marzeniami, zarówno na płaszczyźnie zawodowej i osobistej. Są to zadania dające Ci największą satysfakcję osobistą, bądź charakteryzujące się najwyższą efektywnością.
Jednym z najczęstszych przykładów z życia wziętych, jest składanie dokumentów. Niezależnie czy jesteś studentem, który składa wniosek stypendialny, czy jako przedsiębiorca składasz rozliczenie podatkowe do Urzędu Skarbowego. Potencjalne konsekwencje, które możesz ponieść mogą mieć wpływ na najbliższe kilka miesięcy. Bagatelizowanie spraw ważnych, zawsze wiąże się ze znaczącymi konsekwencjami. Niejednokrotnie zadania ważne, to zadania najtrudniejsze.
Zadania pilne
Zadania pilne charakteryzuje nadchodzący termin realizacji, najczęściej zbliża się wielkimi krokami. W zależność od zadania może on wynosić kilka godzin lub kilka dni. W tej kwestii sprawy zawodowe, najczęściej należy potraktować jako zło koniecznie. To normalne, że w swojej pracy jedne zadania lubisz bardziej, a drugie mniej.
Co jeśli udało Ci się zrobić macierz Eisenhowera, a w niej dominują sprawy pilne? Oznacza to, że najprawdopodobniej nie radzisz sobie z produktywnym zarządzaniem czasem.
Czymś innym jest sytuacja, w której pracodawca zarzuca Cię tego typu zadaniami. Wtedy sam proces tworzenia matrycy pozwoli Ci zlokalizować problem, którego wcześniej mogłeś nie dostrzegać. Innym rozwiązaniem problemu jest brak asertywności.
Nieco wiesz na temat aspektów teoretycznych. Wiesz czym jest macierz Eisenhowera oraz jak duże problemy sprawia zdefiniowanie słowa „priorytet” oraz czym odróżniają się sprawy ważne i pilne.
Przedłużenie domeny internetowej niejednokrotnie jest o wiele droższe niż wcześniejsza rejestracja. Cena domeny wzrasta po roku od jej rejestracji i jest to spowodowane głównie wyższą ceną zakupu usługi – odnowienia domeny od głównego rejestratora NASK.
Jak określić, które zadanie jest ważne, a które pilne?
W trakcie analizy i oceny Twoich zadań może zdarzyć się sytuacja, w której trudno będzie przyporządkować wartość konkretnemu zadaniu. W tej sytuacji z pomocą Ci przyjdą pytania.
Zadanie ważne
- Czy zadanie, które muszę wykonać jest rzeczywiście dla mnie wartościowe?
- Jak poważne konsekwencje czekają mnie jeśli nie wykonam zadania?
- Jakie korzyści osiągnę realizując zadanie? Czy są to korzyści ekonomiczne czy personalne?
- Czy istnieje alternatywa dla zadania, które muszę wykonać?
Zadania pilne
- Kiedy upływa termin realizacji? Ile czasu mi zostało?
- Jak wiele czasu potrzebuje na realizację zadania?
- Jakie konsekwencje czekają mnie, jeśli nie zajmę się sprawą w czasie?
- Jaką sprawę mogę wykonać zamiast tego zadania, które analizuję? Co na tym zyskam?
Jeśli udało Ci się przebrnąć przez cały artykuł, to na pewno wiesz, czym jest macierz Eisenhowera. Potrafisz określić priorytet oraz odróżnić zadanie ważne od pilnych. W kolejnym artykule, pokażę Ci jak stworzyć matrycę oraz czym charakteryzują się konkretne ćwiartki.
